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Dans le cadre de la navigation sur le site www.votrecsetgs.fr, via le logiciel de gestion d’œuvres sociales (ci-après « le Site »), le CSE TGS est amené à collecter et à traiter des données à caractère personnelles au sens du Règlement Général sur la Protection des Données du 27 avril 2016 et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978.
La présente Politique a pour objet d’expliquer aux bénéficiaires des activités sociales et culturelles du CSE TGS (ci-après « vous »), les modalités de traitement de leurs données à caractère personnel (ci-après « Données Personnelles »), sur le Site, par le CSE TGS, agissant en qualité de responsable du traitement.
Conformément au principe de minimisation, le CSE TGS ne collecte que les Données Personnelles nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Le CSE TGS peut recueillir des Données Personnelles vous concernant, directement auprès de vous ou indirectement via le service des ressources humaines de l'entreprise.
Les données recueillies indirectement par le CSE TGS via le service des ressources humaines sont : le TGI, le nom, le prénom et l’adresse mail professionnelle du bénéficiaire. Vous êtes informés de cette transmission en amont et avez la possibilité de vous y opposer.
Les données traitées par le CSE TGS, pour la réalisation des finalités décrites au point 2, sont les suivantes :
Sont obligatoires les données suivantes : TGI, nom, prénom, coordonnées professionnelles (adresse mail et téléphone), coordonnées personnelles pour l’envoi de courrier en recommandé.
Sont facultatives les données suivantes : sexe, date de naissance.
Sont obligatoires les données suivantes pour donner lieu à la prise en compte des ayants droit : situation matrimoniale ; personnes à charge/ayants droit : nom, prénom, sexe, date de naissance, scan du livret de famille, attestation de PACS, attestation MDPH pour enfant handicapé et si nécessaire avis d’imposition pour enfants à charge n’étant pas les enfants de l’ouvrant droit.
Sont obligatoires les données suivantes : le TGI, la date d’embauche, le statut (CDI, CDD,…), le site de rattachement, la date d’entrée à TGS et la date de sortie pour fermer le compte.
Est facultative : le service.
Le scan de la feuille de paye de décembre de l’exercice N-1 (facultatif).
Les références du compte bancaire (RIB) permettant les remboursements du CSE TGS à votre encontre.
Le recueil des informations relatives à votre situation financière est facultatif.
Dans le cadre de la mise en place du calcul d’appartenance à une tranche permettant l’évaluation et la modulation de vos droits, l’absence de communication des éléments financiers ne vous exclut pas de l’octroi d’une activité sociale et culturelle. En revanche, votre tranche d’appartenance correspondra à celle des revenus les plus élevés et le montant de votre compte personnel sera celui correspondant à la tranche la moins subventionnée.
Selon la nature de la prestation, les informations suivantes devront figurer :
Pour les séjours : dates de début et de fin, lieu du séjour, nom de l’organisme ou contrat de location, coût du séjour, coût supporté par l’ouvrant droit.
La liste des participants.
Le montant de la prestation, le mode de règlement (espèces, chèques, CB).
Les traitements de Données Personnelles mise en œuvre par le CSE TGS, peuvent avoir tout ou partie des finalités suivantes :
Gestion administrative des bénéficiaires : création et gestion de la base de données, réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants droit ou d’ayants droit…
Gestion de la comptabilité : établissement de la comptabilité et des écritures comptables, déclarations sociales et fiscales obligatoires…
Gestion des prestations d’œuvres sociales : gestion des attributions, inscriptions, commandes de prestations, remboursement de frais, suivi et historique de commandes de prestations et d’utilisation des subventions…
Œuvres sociales pouvant être proposées:
Communication : envoi, par courriel ou courrier, d’informations relatives aux activités du CSE, aux activités sociales et culturelles proposées, d’invitations à des évènements…
- Gestion de la messagerie interne du Site et du module de petites annonces,
- Respect de la réglementation en vigueur.
Le CSE TGS ne conserve les Données Personnelles que pour la durée nécessaire, au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées.
Le CSE TGS est amené à conserver certaines de vos Données Personnelles afin de répondre à ses obligations légales (notamment comptables, fiscales, et sociales) :
-Les pièces comptables (grand livre, balances) ainsi que les pièces justificatives comme les factures, bons de commandes sont conservés dix (10) ans ;
-Les justificatifs liés à l’attribution de prestation d’œuvres sociales (exemple: PACS, photocopie livret de famille, acte de naissance, etc.) sont conservés trois (3) ans, en plus de l’année en cours, en vue de satisfaire ;
-Les justificatifs en cas de prêts aux salariés (exemple: éléments de la Banque de France) sont conservés trois (3) ans, en plus de l’année en cours, sauf si la durée de remboursement est plus longue ;
-Les déclarations fiscales et sociales (URSSAF) sont conservées au minimum trois (3) ans ,en plus de l’année en cours. Cette durée peut aller jusqu’à cinq (5) ans.
Les destinataires des Données Personnelles traitées par le CSE TGS sont :
- EDENRED FRANCE S.A.S aux fins d’hébergement, du support et de la maintenance du Site, d’accompagnement à l’utilisation de la solution.
- Les Commissaires aux comptes, Experts comptables,
- Les fournisseurs de prestations d’œuvres sociales dans le cadre d’inscriptions à des activités, voyages etc…,
- La banque Crédit Mutuel, agence de Vélizy pour la réalisation des virements sur les comptes des salariés.
Le CSE TGS s’engage à assurer la sécurité des informations et à respecter la règlementation applicable en matière de protection des données, en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (sensibilisation et formation du personnel, chiffrement des données et des échanges, etc…). Ces mesures sont destinées à protéger les Données Personnelles contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation ou un accès non autorisé.
Le CSE TGS veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les Données Personnelles, soient soumis à une obligation de confidentialité et dispensent aux personnes autorisées à traiter les Données Personnelles la formation nécessaire en matière de protection des Données Personnelles.
" Sous réserve d'un manquement aux dispositions ci-dessous, l'Utilisateur a le droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des libertés (CNIL) www.cnil.fr ou de l'Autorité de Contrôle à la Protection des Données de son lieu de résidence".
Vous pouvez, conformément à la réglementation applicable exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, à la portabilité et à la limitation du traitement, quant aux Données Personnelles vous concernant, auprès du CSE TGS en envoyant votre demande :
-par courriel à l’adresse: Votre-CSE.TGS@thalesgroup.com
- par courrier postal à l’adresse : CSE TGS 19-21, Avenue Morane Saulnier 78140 VELIZY-VILLACOUBLAY.
Il est important que les informations que vous nous transmettez soient exactes, à jour et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.
Pour en savoir plus sur notre Politique de protection des Données Personnelles, vous pouvez contacter le responsable des traitements à l’adresse suivante :
-par courriel à l’adresse: Votre-CSE.TGS@thalesgroup.com
- par courrier postal à l’adresse : CSE TGS 19-21, Avenue Morane Saulnier 78140 VELIZY-VILLACOUBLAY.
Le CSE TGS est susceptible de modifier cette Politique afin de refléter les changements dans ses pratiques, préciser d’avantage ses pratiques ou pour assurer le respect de la réglementation. Dans ce cas, vous en serez informé par une notification sur votre compte.